¿Cómo gestionar los gastos de una empresa?

El éxito de cualquier marca (sin importar el rubro), se ve reflejado desde la buena gestión de gastos de una empresa. Esta es una de las métricas más importantes para visualizar el desempeño y crecimiento de cualquier negocio. Si los gastos sobrepasan el límite, los resultados probablemente vayan mucho más lento a tu plan de acción. 

La gestión desbalanceada de los gastos y facturas en una empresa es una de las causas principales de estancamiento de los proyectos o cierre. Instituto Nacional del Emprendedor (INADEM)

La importancia del control de gastos de una empresa

Tomando en cuenta lo que menciona el Instituto Nacional del Emprendedor (INADEM), para mejorar las finanzas de tu empresa es esencial el control y reducción de gastos. Dicho control debe hacerse para cada una de las áreas de la empresa, lo que permite entender mejor el impacto, rentabilidad y desarrollo. 

Al llevar una estrategia correcta y saber qué gastos tiene tu empresa, es posible lograr:

1. Mayor eficiencia en los procesos de todas las áreas
2. Reducción de costos
3. La colaboración eficaz, que impulsará la productividad

5 puntos para gestionar los gastos de una empresa

Entonces, ¿por dónde comenzar y cómo poder llevar el control de gastos de una empresa? A continuación te explicamos los cinco puntos más importantes para enriquecer una estrategia de control de gastos:

1. Define los gastos de tu empresa
2. Digitaliza y automatiza la información
3. Toma de decisiones eficientes
4. Diseña tu plan o estrategia anual
5. Mejora tus procedimientos de gastos

Define los gastos de tu empresa

En el ámbito empresarial un gasto es cualquier salida de dinero que se produce para el adecuado desarrollo o funcionamiento operativo del negocio. Por esta razón es importante comenzar por clasificar el tipo de gastos:

• Gastos variables: son los que dependen y varían de acuerdo a la actividad de la empresa como materias primas, consumo energético, gastos de marketing, impuestos entre otros
• Gastos fijos: son los que la empresa tendrá de forma permanente, no importando si aumentan o disminuyen sus ventas
• Gastos directos: están vinculados de una forma directa al producto o servicio que ofrece la empresa, por ejemplo la materia prima para producir
• Gastos indirectos: surgen en el proceso de producción y no se relacionan con el servicio o producto que estás vendiendo, por ejemplo la publicidad para la venta de un servicio
• Gastos con flujo o sin flujo: también conocidos como costos en efectivo porque implican un desembolso para realizar un pago por parte de la empresa. Mientras que los gastos sin flujo no implican un pago, sí impactan en sus beneficios, como por ejemplo las amortizaciones

Digitaliza y automatiza la información

Una vez clasificado el tipo de gastos es importante que puedas administrarlos, nosotros te recomendamos que lo hagas en formatos digitales que sean seguros para que sea mucho más fácil editarlos. 

Puedes apoyarte con aplicaciones automatizadas que te ayudarán en este proceso como Netsuite o Rydoo. Estos programas te ofrecen una gran cantidad de información estadística de gran utilidad y te indican cuándo se producen tus picos de gasto a lo largo del año o en qué estás gastando más dinero.

También se puede optar por las plataformas ERP (Enterprise Resource Planning) que ofrecen una solución integral y avanzada para la gestión y control de los gastos maximizando beneficios, incluye inventarios, operación, ventas, compras, finanzas, y facturación, integrando toda la información del negocio. Las plataformas se adaptan de acuerdo al tipo de empresa o giro como es el caso de Chipax.

Toma de decisiones eficientes 

Una vez que los datos están clasificados en un sistema, se puede analizar si existen gastos que pueden evitarse y eliminarse. 

Además, si existen cambios en los gastos de un mes a otro, puedes analizar el motivo de esta variación de forma más clara e implementar una mejor estrategia.

Diseña tu plan o estrategia anual

La mejor manera de implementar la gestión de costos y procesos de control es crear un plan con base en registros pasados y perspectivas a futuro. Este plan debe ser detallado, organizado y adaptado a la situación de cada empresa, fijando los objetivos o metas a alcanzar. 

1. Analiza el estado financiero actual de tu empresa con la información obtenida
2. Fija tus objetivos o metas
3. Define las acciones a realizar para alcanzar cada uno de los objetivos en base a números reales

Con la ayuda del sistema y clasificación de gastos que ya tienes, puedes planear un presupuesto de forma mensual y después planificar uno de al menos 12 meses. Además de realizar una proyección de ingresos y ganancias y buscar en todos los casos que el balance sea positivo. 

Mejora tus procedimientos de gastos

En este momento es posible estandarizar procesos para cualquier actividad que involucre realizar un gasto.

En resumen con ayuda de una estrategia se podrán lograr mejoras como:

• Conocer a la perfección lo que cuesta la actividad de tu empresa
• Eliminar gastos innecesarios y tener unas finanzas equilibradas
• Tomar decisiones inteligentes y basadas en datos
• Establecer márgenes de beneficio realistas y rentables
• Equilibrar el precio de venta de los servicios con respecto a los costos